Aktuell praxis för arkivering – hur länge måste man bevara bokföringen?

Enligt nuvarande lagstiftning krävs det att bokföring och kvitton bevaras och arkiveras i minst sju år efter det aktuella räkenskapsårets slut. Om du till exempel köper en ny datorskärm till ditt företag i januari 2024, måste det ursprungliga kvittot sparas minst fram till 2032.

Den långa arkiveringstiden syftar till att möjliggöra granskning av ett företags ekonomi i efterhand för att säkerställa att ingen ekonomisk brottslighet har inträffat. Många är överens om att lagens syfte är välgrundat, men samtidigt har den inte helt hållit jämna steg med den teknologiska utvecklingen.

Enligt bokföringslagen tillåts överföring av räkenskapsinformation (till exempel verifikat och fakturor) från ett material till ett annat, såsom från papper till digitalt. Trots att du har skannat in ett kvitto och lagt det i ditt digitala bokföringsprogram, krävs det fortfarande att det ursprungliga kvittot bevaras i fyra år, samtidigt som den elektroniska versionen måste arkiveras i sju år.

Vad innebär detta om lagändringen går igenom?

Om lagändringen går igenom innebär det att det föreslagna förslaget från regeringen tillåter att pappersmaterial med räkenskapsinformation endast behöver sparas tills det har blivit digitalt arkiverat. Med andra ord kan du kasta ditt kvitto efter att du har överfört det till ditt digitala bokföringsprogram.

Det är en modernisering av lagen som gör företagsadministrationen både enklare och mer tidsbesparande.

Hur påverkar lagändringen företagare

För småföretagare innebär lagändringen att den tid som annars skulle ha spenderats på att organisera och arkivera gamla kvitton, som redan finns digitalt, nu kan användas mer effektivt. Att bygga och stärka kundrelationer, söka nya kunder och utveckla verksamheten är exempel på områden där den frigjorda tiden faktiskt kan generera avkastning.

Enligt regeringens beräkningar förväntas svenska företag spara 3,9 miljarder kronor genom att slippa behålla material i sitt ursprungliga skick.

När väntas ändringen träda i kraft?

De nya ändringarna i bokföringslagen gällande papperskvitton förväntas träda i kraft 1 juli 2024.

Skaffa Lifestyle Access® Corporate Card idag och automatisera bokföringen.

Med vårt företagskort är det superenkelt för både anställda, ledning och revisor att hantera utlägg.
När du har ett utlägg tar du helt enkelt en bild på kvittot med din mobiltelefon, när utlägget har lämnats in godkänner chefen/eller annan ansvarig utlägget och därefter kan det sömnlöst skickas rätt in i företagets bokföringssystem. Det blir inte lättare!
Och om det nya lagförslaget godkänns kan du slänga papperskvittot.