Igår röstade Riksdagen igenom det efterlängtade lagförslaget som innebär att fysiska kvitton inte längre behöver sparas om de finns i digital form. Lagändringen träder i kraft den 1 juli och beräknas spara svenska företag nästan 4 miljarder kronor varje år.

Tidigare i år föreslog regeringen en lagändring som skulle slopa kravet på att bevara papperskvitton, så länge det finns en digital kopia. Riksdagen har nu godkänt förslaget och ändringarna träder i kraft den 1 juli.

Nedan förklarar vi vad detta innebär för dig som företagare.

Vad innebär lagändringen?
Den nya lagen avskaffar kravet på att bevara räkenskapsinformation i originalformat. På enklare svenska betyder detta att du inte längre behöver spara pappersunderlag, som kvitton och fakturor, efter att du har laddat upp dem digitalt.

Till exempel, om du köper kontorsmaterial i en fysisk butik, behöver du inte längre spara papperskvittot efter att du har laddat upp det i ditt bokföringsprogram. Den digitala versionen räcker, och du kan kasta papperskvittot, vilket sparar dig besväret att organisera och lagra gamla underlag.

Hur ser lagen ut idag (innan 1 juli)?
För närvarande måste du bevara papperskvitton i minst tre år efter utgången av räkenskapsåret, även om du har laddat upp dem digitalt. Om du inte laddar upp kvittot digitalt, måste du spara det i minst sju år efter räkenskapsårets slut.

Vad händer den 1 juli?
Den nya lagen träder i kraft den 1 juli 2024. Detta innebär att alla gamla papperskvitton du har sparat genom åren inte längre behöver bevaras, förutsatt att de finns digitalt. Framöver kan du slänga ett papperskvitto så fort du har laddat upp det digitalt, vilket eliminerar behovet av att organisera och lagra dem i mappar, pärmar eller lådor.

Digitala underlag ska fortfarande sparas i minst sju år
Den nya lagen gäller endast papperskvitton och underlag. Digitala underlag måste fortfarande arkiveras i minst sju år efter räkenskapsårets slut. Men eftersom det är mycket enklare att lagra digitala kvitton, behöver du inte lägga mycket tid och energi på detta – ditt digitala bokföringsprogram hanterar det åt dig i bakgrunden.

Hur länge ska kvitton sparas vid brutet räkenskapsår?
Om du har ett brutet räkenskapsår, ska du räkna från kalenderåret som ditt räkenskapsår slutar i. Till exempel, om ditt räkenskapsår går från 1 juli till 30 juni, måste kvitton sparas i minst 7 år och 6 månader.
Om du köpte något i november 2023, är det 31 december 2024 som är slutet på det kalenderår då ditt räkenskapsår avslutades.

Oavsett när ditt räkenskapsår slutar, börjar du räkna de sju åren från slutet av det kalenderår som räkenskapsåret avslutas i.

Automatiserad kvittohantering

Med Lifestyle Access® Corporate Card förenklas kvittohanteringen avsevärt för företag genom en integrerad digital kvittohantering som automatiskt laddar upp och lagrar alla kvitton i realtid. Med hjälp av Mynts app och företagskort kan dina anställda enkelt ta emot, spara, hantera och redovisa digitala kvitton smidigt och enkelt. Detta minskar den administrativa bördan och sparar tid samtidigt som det ger full översikt över företagets utgifter.

Kontakta oss om du vill veta mer om hur Lifestyle Access® Corporate Card kan hjälpa dig och ditt företag att hålla koll på utgifterna och följa den nya kvittolagen.